為使學院的公文處理工作規范化、制度化、科學化，特制定本規定。

一、學院公文，是學院在行政管理過程中形成的以學院名義頒發的文書，是學院依法治校和進行日常管理的重要工具。

二、學院公文處理指學院公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相應關聯、銜接有序的工作。

三、學院的公文處理應當堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準確、安全。

四、公文處理必須嚴格執行國家保密法律、法規和其它有關規定，不得隨意翻印。

五、學院辦公室是學院公文處理的管理機構，負責處理學院公文。各部門應安排專人負責公文處理工作。

六、各部門要高度重視并積極推進辦公自動化建設工作，推廣電子公文，努力減少紙質公文，提高公文處理工作的效率和質量。

七、學院常用的公文種類主要有：通知、請示、報告、函、決定、意見、通告、通報、批復、決議、紀要。

• 通知。適用于發布、傳達要求下級機關執行和有關單位周知或者執行的事項，批轉、轉發公文。

• 請示。適用于向上級機關請求指示、批準。

• 報告。適用于向上級機關匯報工作、反映情況，回復上級機關的詢問。

• 函。適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。

• 決定。適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關單位和人員、變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項。

• 意見。適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

• 通告。適用于在一定范圍內公布應當遵守或者周知的事項。

• 通報。適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。

• 批復。適用于答復下級機關請示事項。

• 決議。適用于會議討論通過的重大決策事項。

• 紀要。適用于記載會議主要情況和議定事項。

  八、公文格式：一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發文字號、簽發人、標題、主送機關部門、正文、附件說明，成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關、印發部門和印發日期等部分組成。公文按規定采用國際標準A4型紙打印。

  九、行文規則：

  1．公文行文時，應當確有必要，注重效用。行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定，一般不得越級請示和報告。

  2．除學院辦公室外，其它部門不得以學院名義對外正式行文。

  3．各部門在處理日常行政事務需要時，可在各自職權范圍內，以函件形式商洽工作、詢問和答復問題、審批事項，向學院黨政請示、報告工作，就日常具體工作安排等向校內各部門發布通知。學院各部門的行文關系，應根據各自隸屬關系和職權范圍確定，一般不得越級行文，特殊情況需要越級行文的，應抄送被越過的部門。

  4．“請示”應當一文一事，一般只寫一個主送機關，需要同時送其他機關的，應當用抄送形式，但不得抄送下級機關、部門。

  5．“報告”不得夾帶請示事項。

  十、發文辦理：發文辦理指以學院名義制發公文的過程，包括草擬、審核、簽發、復核、繕印、用印、登記、分發等程序。

  1．草擬公文應當做到符合國家的法律、法規及其他有關規定；情況確實、觀點明確，表述準確，結構嚴謹，條理清楚，直述不曲，字詞規范，標點正確，篇幅力求簡短。

  2．涉及職能部門的學院公文，由（主辦單位）職能部門負責草擬，送學院分管領導簽字；公文送學院主要領導簽發前，應當交由學院辦公室進行審核。審核的重點是：是否確需行文，行文方式是否妥當，是否符合行文規則和擬制公文的有關要求，公文格式是否符合本規定等。